* IODA Türkiye© Ekim 2016 e-bülteninden alınmıştır.
Bilindiği üzere, sistemlerin bozulmadan sürmesi için dengede olmaları gerekir. Dengede olmayan, yani sürekli bazı unsurların lehine işleyen sistemler belli bir zaman içinde sona ermeye mahkumdur. İş hayatında da sürdürülebilir sistemler ve paydaşların karşılıklı faydasına hizmet eden her uygulama beni heyecanlandırıyor. Esnek Çalışma konusu, duyduğum ilk zamandan beri ilgi odağımda.
“Esnek” derken...
Bazılarımız hatırlayacaktır: Bu kavram, 2000’li yılların başlarında iş hayatıyla ilgili eleştirel esprilere konu olurdu. İş ilanlarında “esnek çalışma saatlerine uyumlu” çalışanlar aranmasına dair karikatürler dolaşır, bunun “uzatılmış” mesailer demek olduğu, esnekliğin sürenin kısalması anlamına hiçbir zaman gelmeyeceği bilinirdi. Konuyu bu yönüyle ele alırsak, kurumsal hayatın kronik bir sendromu olan “istemsiz fazla mesai”, kimi sektörlerin normali halinde. Çözümün bir yönü, kişisel gelişime yapılan yatırımla; zaman, ilişki yönetimi, etkin iletişim gibi becerileri geliştirmek. Bir diğer yönü ise sistemik uygulama değişiklikleri ile müdahale etmek. Bu en az bireysel aksiyonlar kadar önemli, çünkü daha büyük ölçekte etki yaratma şansı var.
Şimdilerde esnek çalışma, daha çok gündemde ancak yukarıda bahsedilen olumsuz şekliyle değil, gerçek tanımı kapsamında. Bu yazıda “esnek çalışma” ile kastedilen, standart mesai zamanlarında ve belli mekânda bulunmayı gerektiren çalışma biçiminin dışındaki tüm çalışma düzenleri. “Uzaktan çalışma” da dahil. Kısmi veya tam zamanlı olarak işyeri dışından, ancak organizasyonun parçası olarak belli hedefleri belli zamanda yerine getirme yükümlülüğü ile çalışmak.
Teknolojinin gelişimi paralelinde faaliyetlerimizin zaman ve mekândan bağımsız ve çeşitli hale gelmesi, esnek veya uzaktan çalışmanın giderek norm haline geldiği bu günlere gelmemize zemin hazırladı.
Son yıllarda öncelikle büyük ölçekli çok uluslu şirketlerden başlayarak yayılan ve giderek herkesin faydasını görerek uygulamaya geçmekte olduğu esnek çalışma konusunu birkaç açıdan ele almakta fayda var.
Gündeme gelme
Tüm dünyada, bugüne kadar esnek çalışmanın en çok konu olduğu ve ihtiyaç olarak konuşulduğu gruplar; anneler, babalar, emekliler gibi çalışanlar olmuş durumda. Bu gruplar, çocuğuna veya kendine daha çok veya farklı saatlerde vakit ayırmak durumunda olan kişiler. (Türkiye özelinde, 2015 itibariyle emeklilerin %33’ü çalışıyor.)
Ancak, aslında öteden beri esnek çalışmakta olan gruplar da var: Bağımsız (free lance) çalışanlar, girişimciler, profesyoneller (doktor, avukat, mimar vb gibi kendi uzmanlık alanında serbest çalışanlar) için sabit ve standart mesai saatlerinden bahsetmek mümkün değil. Bu insanların çalışma tarzları, büyük ölçekli ve çok personelli şirketlerde olmadıkları için herhangi bir ada sahip değildi. Dolayısıyla, yeni ve bilinmez bir uygulama değil, var olan, örnekleri bulunan bir çalışma tarzı bu.
Bugün böyle yaygınlaşan bir uygulama haline gelmesindeki en önemli faktörün aslındamaliyet kontrolü olduğunu da unutmamak lazım. İşletme, sonuç itibariyle kar etmek üzerine oluşturulan bir yapı. Bu nedenle doğası gereği, işletmelerin kar maksimizasyonuna giden her yol desteklenip yaygın uygulanmaya aday. Esnek çalışma da bu nedenle bu kadar yaygınlaşma yolunda.
Bir diğer önemli nokta da, başta yeni nesil çalışanlar olmak üzere artık insanların; standart saatler ve geleneksel çalışma ortamları ile değil, iş-yaşam dengesine ağırlık vererek, daha bağımsız ve işbirliği ile, kendileri için uygun saatler ve/veya lokasyonlardan çalışmakla motive oldukları gerçeği. Bu konuda yapılan araştırmaların hemen hepsi aynı şeyi söylüyor: Esnek çalışma imkânı, çalışan bağlılığının anahtarı olmuş durumda.
Kazanımlar
Esnek çalışmanın, uzak olmayan bir gelecekte yaygın bir norm haline gelecek gibi görünmesinin bir sebebi var: Sürüdürülebilir görünüyor. Hem çalışan, hem işveren açısından kazanç olan aşağıdaki konular, kazanımlardan sadece bir kaçı. Listeyi uzatmak mümkün.
Maliyet azaltma: Esnek çalışan personel sayısı arttıkça, sürekli olarak işyerinde bulunacak kişi sayısının azalması ile alandan, kiradan ve diğer giderlerden tasarruf etmek, personel servisi ve yemek giderlerinde düşüş akla gelen ilk örnekler.
İş-yaşam dengesi: Bu çalışan açısından bir faktörmüş gibi görünse de, dengenin bozulması iş performansını doğrudan etkiliyor. Esnek çalışmanın hedeflediği kazanımlardan biri, çalışan memnuniyetini (dolayısıyla motivasyonu) ve hayat kalitesini artırmak. İstanbul gibi bir yerden örnek verecek olursak, her gün herkesle aynı anda işe gitmek ve dönmek için trafikte kaybolacak zamanın kontrol altına alınması bile başlı başına bir örnek olabilir. Esnek düzende farklı saatlerde işe gidip gelmek veya kimi zaman evden çalışmak gibi uygulamalarla, işin özel zamandan çalıyormuş konumuna düşmesi önlenebilir.
Bakmakla yükümlü olunan kişilerin varlığı: Bakmakla yükümlü olunan kişiler her zaman çocuklar olmayabiliyor. Ailedeki yaşlılar veya kronik hastalığı olan bir kişinin varlığı gibi durumlarda esnek çalışma, çalışanın hayatını kolaylaştırıyor. Belki bakıcı masrafından kurtarıyor.
Kişisel gelişime vakit ayırabilmek: Kişisel gelişim, çalışan açısından olduğu kadar işveren açısından da katma değerli performans için kritik. Büyük şirketlerin bunun farkında olduğunu, işe ara vermeye (sabatic year) verilen izinlerden, yabancı dil veya akademik eğitim destek imkânlarından görebiliyoruz. Etkin bir çalışanın temel ihtiyaçlarından (bazen görevlerinden) biri olan kendini farklı alanlarda geliştirme, zaman istediği için esnek çalışmanın sebeplerinden biri olabiliyor.
Stres yönetimi ve sağlık: Sürekli stresin sağlık ve insan hayatı üzerindeki etkileri, konuyu sadece iş açısından ele alamayacağımız kadar ciddi olabiliyor. Bunların hepsi ölçülebilir etkiler olmadığından ve kişiden kişiye değiştiği için, ayrı bir tartışma konusu. Ancak tam bu nedenle iş sonuçları açısından da ciddi risk. Performans düşüklüğünün yanında, sağlık harcamaları şirketlerin maliyetleri arasında sürekli mücadele etmek zorunda oldukları bir kalem. Esnek çalışmanın, çalışana otonomi sağlayarak kendi zamanını ve işlerini kendi yönetmesi imkanını getirmesi, strese bağlı sağlık sorunlarında azalma sağlayabilir.
Gönüllü çalışmaya daha çok vakit ayırma: Bu kavramın ülkemiz için lüks gibi algılandığını bildiğimden, özellikle burada bahsetme yolunu seçtim. Sosyal sorumluluk kavramı -biraz da reklam fırsatı olduğu için- görece oturmuş olsa da, her bireyin kendi uzmanlık sahibi olduğu veya ilgi duyduğu alanda emek ve zaman harcayarak başkalarının veya toplumun faydasına işler yapması, halen takdir edilecek kadar tanınan bir uygulama değil. Yapılan işten para almamak da, iş dururken bu konulara vakit ayırmak da eleştiri hedefi olabilmekte. Ancak, belli bir birikime veya sadece isteğe sahip kişilerin gönüllü çalışmaya vakit ayırması, kimi bireyler için motivasyonu artıran bir ihtiyaç, bizimki gibi halledilmeyi bekleyen çok konusu olan toplumlar için ise bence zorunluluk. Dolayısıyla, esnek çalışma ihtiyacı, pekala gönüllü çalışmaya yer açmak için de ortaya çıkabilir. Kişisel fikrimce, sebeplerin en güzelidir.
Riskler – Nasıl Uygulanmalı ve Neler Gerekir?
Her yeni uygulamada olduğu gibi, bu konuda da sadece kazanımlara ve çoğalan örneklere bakarak uygulamaya geçmek yanlış olacaktır. Öncelikle kendi organizasyonumuzda böyle bir ihtiyaç var mı, bize uygun mu, değerlendirmekte fayda var. Eğer uygulamaya karar verilirse, öngörülebilir riskler için aksiyon almak, yaşanmış veya yaşanabilecek bazı örnekleri dikkate almak en akılcı yaklaşım olacaktır.
Her organizasyonun kendi dinamikleri ve özellikleri doğrultusunda riskleri ve aksiyonları belirlemesi uygun olacaktır. Bazı örnekler, fikir vermesi açısından burada konu edilmiştir.
Maliyet tasarrufu konusu: Uygulamanın başında mutlaka, hedeflenen maliyet tasarrufunun tahmini miktarı hesaplanarak sunulmalıdır. Uygulama pilot döneminde de ölçüm yapılarak, ne kadarının gerçekleştiği rakamsal olarak ortaya konmalıdır. Başta belirtildiği gibi, her paydaşın kazanması mümkün ise bu sistem başarıyla yürüyecektir. Konunun maliyet tasarrufu kısmı odakta olmasa bile, (örneğin uygulama sadece çalışanları motive etmek için planlandıysa bile) bu hesabın yapılmasında fayda olduğunu düşünüyorum.
Zorunlu mu tercihe bağlı mı uygulanacağı: Esnek çalışma kararı alınan bir organizasyonda bu düzenin bir tercih olarak mı yoksa -örneğin maliyet tasarrufu gibi bir nedenle- zorunlu mu uygulanacağı önemlidir. Buna göre alınacak aksiyonlar da değişecektir.
Kültür: Konunun Türk kültürüne uygunluğu ayrı bir tartışma konusu olabilir. Ancak iş dünyasında Anglosakson ekolden gelen ve buralarda da kopyalanan pek çok uygulama gibi, bu da hayatımıza girmiş durumda. Kültürümüzün kodları içinde, esnek çalışmanın gerçeklerine adapte edilmesi gerekecek noktalara özen gösterip, bunlarla ilgili önlemler almak kolaylaştırıcı olacaktır. Bunun içinde bazı yaygın önyargılar da bulunabilir.
Kurum kültürü de aynı derecede önem taşıyan bir konudur. Yeni çalışma düzeninde kurum kültürünü hissettirici, altını çizici bir yaklaşımın benimsenmesi, insanların birbiriyle daha çok etkileşimde bulunması ve topluluk ruhunun korunması büyük öneme sahip olabilir.
Bireysel beceriler: Bu düzende başarılı ve hedeflenen şekilde stres azaltıcı çalışmanın sağlanabilmesi için, kişisel özellikler ve beceriler, klasik çalışma düzenine göre çok daha kritik hale gelmektedir. Bireylerin bu konularda kendilerini değerlendirmeleri ve buna göre uygulamaya talep göstermeleri tavsiye edilir. (Esnek çalışmanın gönüllülük esasına göre uygulandığı varsayımı altında.)
Normalde her çalışanın etkili şekilde kullanması / geliştirmesi faydalı olan becerilerden esnek çalışma için olmazsa olmaz denebilecek bazıları: Öz disiplin, öz motivasyon, uzaktan iletişimde rahat olmak (mail, telefon, görüntülü görüşmeler), yalnız çalışmaktan rahatsız olmamak, işyeri dışındaki çalışma ortamında kendisini bölen, rahatsız eden faktörleri elimine edebilmek, etkin zaman yönetimi, iletişim becerileri. Listeyi uzatmak mümkün.
Esnek çalışacak kişilerin bu kriterlere göre değerlendirilmesi sürecin bir adımı olabileceği gibi, bu alanlarda kendilerini geliştirmelerine destek vermek de bir diğer adım olabilir.
Proje / ekip yönetenler için: Bu düzende çalışan bir ekibin yöneticisi için yukarıdaki unsurlara ilaveten ekip iletişiminde ekstra dikkate alınması gereken unsurlar olacaktır.
Yaklaşım: Esnek çalışmanın hayatlarımıza getirdiği en temel fark, aslında iş yapmaya bakış açımızdır. Kimimiz zaten bu şekilde bir bakış açısıyla çalışıyor olabiliriz. Temelde, “süreç odaklı”dan çok “hedef/sonuç odaklı” bir yaklaşımı gerektirir. Örneğin; esnek çalışana hedef veren bir yönetici, çalışanın işi nasıl yaptığının kontrolüne ihtiyaç duyuyorsa, bu şekilde çalışmaları çok doğru olmayabilir. Ancak işi istenen şekilde ve zamanında teslim etmesine odaklanıyorsa, bu ikilinin esnek çalışmaya daha yatkın olduğu söylenebilir. Bu nedenle de, hem çalışanın, hem yöneticinin tecrübesi, çalışanın uzmanlık konusu, işin niteliği, çalışanın ihtiyaçları ve kişiliği, yöneticinin ihtiyaçları ve kişiliği gibi unsurların hepsine bakarak karar vermek gerekecektir. Genellersek, esnek çalışmanın verimli olabilmesi için “kendine liderlik etmek”, “kendi işinin lideri olmak” gereklidir.
Düzenli raporlama: Çalışma süreci eskisi kadar sık gözetim altında olamayacağından, paydaşlara / yöneticiye / müşteriye devam eden süreçle ilgili düzenli olarak bilgilendirme yapmak, standart alışkanlık haline gelmelidir.
Danışmanlık alma: Esnek çalışmaya geçiş, görüldüğü gibi pek çok unsuru içinde barındırdığı ve iş sonuçlarının olumsuz etkilenmeden olabildiğince uygun bir geçiş sürecinin tasarlanıp yürütülmesi için bu konuda danışmanlık hizmeti almak, yapılabileceklerden biri.
Buraya kadar özetlenen konu başlıkları, esnek çalışma konusunda bir çerçeve sunabilmek amacındadır. Her organizasyonun kendine has dinamiklerinin, bu türlü çalışmadan verim elde edilebilmesi için yapılması gerekenleri farklılaştıracağı unutulmamalıdır.
Dünyada çalışma düzeninin bu şekle doğru hızla yol aldığını ve gelecekte şirketlerde departmanlardan çok proje ekipleri şeklinde yapılanmaların olacağını, küçük tedarikçiler ve bağımsız çalışanların artacağını ve hâlihazırda çok sayıda insanın / ekibin bu şekilde çalışmakta olduğunu biliyoruz. Kişisel dileğim, bireyleri iş hayatında daha verimli ve mutlu kılan uygulamaların hızla çoğalması ve layıkıyla hayata geçirilerek herkesin kazanması.
Ece AĞABEYOĞLU
Örgütsel & Endüstriyel Psikolog
Danışman
Kaynakça:
Türkiye İstatistik Kurumu – Basın Odası Haberleri, Sayı:24/ 2015 30 Nisan 2015
Society for Industrial and Organizational Psychology - Work Stress Auditing: Assessing the Differences in Stressors, Alex Alonso (Society for Human Resource Management (SHRM)), Mo Wang (University of Florida)
PwC’s NextGen: A Global Generational Study - Evolving Talent Strategy to Match the New Workforce Reality
Ernst & Young - Global Generations - A Global Study on Work-Life Challenges Across Generations